高校基建管理办法「基建档案管理方法和技巧」

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目录

北京交通大学基本建设项目档案管理办法（2019年修订）

第一章 总 则

第一条 为了提高我校基本建设项目档案的质量和管理水平，充分发挥档案在基本建设和管理工作中的作用，依据国家、教育部有关规定和《北京交通大学档案管理办法》，特制定本办法。

第二条 学校基本建设项目档案（以下简称基建档案）是指在基本建设项目从提出、论证、决策、报批、规划、设计、施工、竣工到运行维修的全过程中形成的，具有保存价值、参考价值和凭证作用的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。

第三条 基建档案是学校基本建设项目的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固等工作的重要依据，是学校档案的重要组成部分。基建档案必须实行集中统一管理。

第四条 基建档案的形成、积累和归档是基本建设项目管理工作的重要环节，应作为参与基本建设项目全过程管理人员的职责内容。基建档案管理的参与人员应及时做好有关资料的收集整理工作，确保与项目进程同步，保证基建档案的完整性、准确性和系统性。

第二章 归档范围和内容

第五条 基建档案的归档资料主要包括基建项目全过程中各参与方形成的批准文件、可行性研究报告、报批和规划批复文件、勘探文件、设计文件、跟踪审计文件、工程管理文件、各类招投标文件、监理文件、施工文件、竣工文件等。

第六条 基建管理部门管理过程中形成的归档资料主要包括：

（一）立项批复及相关文件：

1.校内立项申请及各种论证会议研究纪要；

2.项目建议书（立项请示）及批准文件；

3.建设项目可行性研究报告及批准文件；

4.环境影响评价（环境预测）等调查论证报告及批准文件；

5.其他各项批准文件；

6.校园总体规划、设计总平面图；水、电、气管道分布图、网络基础设施分布图；

7.设计基础材料，包括设计任务书、计划任务书、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明；地形、地貌控制点建筑物、构筑物和重要设备及安装的测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础材料及野外作业数据，水务、气象、节能、规划选址等其它设计基础材料；

8.征用土地批准文件，房屋征收、补偿协议书，租赁文件，环保、消防、卫生等资料，水、电、气、暖供应协议书；

9.初步设计文件及审批文件；

10.施工图设计文件及审批文件；

11.设计变更文件及批准文件；

12.设计中重大技术问题来往文件、会议纪要；

13.上级有关指示。

（二）资格预审及招标文件（含工程量清单、控制价或标底）、评标报告及其过程资料。

（三）资审及投标文件。

（四）中标通知书及合同，包括招标代理合同、勘察及设计合同、监理合同、施工总承包合同、建设单位的专业发包合同、材料设备采购合同以及相关过程资料。

（五）工程变更联系单和签证资料。

（六）建设单位办理的前期手续资料，包括项目规划条件、用地规划许可证、人防审查意见、消防审查意见、园林审查意见、防雷审查意见、项目钉桩放线成果、专项咨询意见、各种规费缴纳底单、建设工程规划许可证、施工许可证、质量监督注册、施工图审查意见书及合格书。

（七）建设单位专业工程发包、材料设备采购等资格预审及招标文件、评标报告及其过程资料、资审及投标文件。

（八）建设单位认质、认价纪要及过程资料。

（九）开、竣工报告及竣工验收证书，包括施工总承包单位及分包单位、勘察单位、设计单位、监理单位的总结报告，建设单位竣工验收报告、质量监督单位验收证明等。

（十）人防专项验收合格书、消防专项验收合格书、电梯及空调等设备专项验收书、节能专项验收合格书、网络基础设施专项验收合格书、实体检测合格书、室内环境检测合格书、环境评价验收合格书、规划验收合格书、防雷检测合格书、沉降观测报告等；相关验收资料、整改意见、专项检测报告；竣工图；工程备案资料。

（十一）工程审计资料及审计报告。

（十二）学校往来文件。包括学校关于项目建设有关文件、宣传报道材料、安全工作文件、领导讲话、会议纪要、大事记等。

第七条 监理单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：

（一）营业执照、监理单位资质（复印件）及监理工程师名单。

（二）监理规划、监理月报。

（三）工地例会会议记录。

（四）监理来往文件、会议记录、纪要等。

（五）工程质量控制文件，含质量控制措施、规定及往来文件；材料试验、检测资料等。

（六）质量评估报告。

（七）主持基础、主体、装饰、初步验收过程资料及验收报告（含纸质、图片、电子材料）。

（八）其他工程实施过程中形成的一系列文件资料。

第八条 施工单位在项目实施过程中形成的归档资料主要包括：

（一）营业执照、单位资质(复印件)，参与施工管理人员名单及特殊岗位上岗证书。

（二）材料、设备进场使用报验手续，材料、设备检验检测报告。

（三）分部、分项工程验收记录及隐蔽工程验收记录等质量控制资料。

（四）总进度计划表、月进度计划表。

（五）安全和功能检测资料。

（六）质量控制文件、质量验收记录。

（七）竣工报告。包括工程竣工申请报告、竣工整改意见、四方验收单等。

（八）质量评审资料、质量监督部门关于工程质量鉴定书、质量监督部门对工程质量的检查材料、工程质量评分表等。

（九）全部竣工图纸。

（十）工程获奖材料、城市档案馆竣工材料移交合格书。

（十一）室外附属工程的相关质保材料及竣工验收、竣工图、结算等材料。

第三章 归档要求及程序

第九条 基建档案的归档资料应确保覆盖基本建设项目的全过程、全参与方，确保图物相符、数据可靠、手续完备。

第十条 基建档案归档资料的集中收集整理主要分为四个节点：项目启动至取得施工许可证；项目开工至竣工验收合格；工程量核实、结算、审计工作完成；保修期。归档资料的移交、接收应做好清点、签字等书面交接手续，并做好档案目录清单。

第十一条 归档资料提交前，各参建单位应认真检查文件材料的编号是否统一，与所反应的对象是否一致，能否揭示其性质与特征；提交的文件材料要求字迹工整、图像清晰，签字完备。

第十二条 竣工图编制要符合规范，归档要求主要包括：

（一）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映竣工的全部施工实际造型和特征，原则上应包含项目总平面图和综合管线竣工图。

（二）施工图没有变动的，由施工单位在施工图上加盖竣工图章并完备签字作为竣工图。设计变更及洽商变化较大的、不宜在原施工图上直接修改和补充的，应另绘修改图，加盖竣工图章。

（三）竣工图应由施工单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容要填写齐全、清楚，不得代签。

（四）竣工图按地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯专业分别组卷。

（五）竣工图的电子文件要同时归档。

第十三条 归档资料原则上应是原件，没有原件的需加盖公章并注明原件存放单位或地点。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。

第十四条 基本建设项目的项目负责人或甲方代表为基建档案归档的主要责任人，应根据归档范围要求，及时收集和整理归档资料，系统组卷，编写归档情况说明，待项目验收通过后，按归档要求向档案馆移交，并办理好移交手续。

第四章 归档组卷方法

第十五条 基建档案应系统组卷，卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、网络图、更改图、其他）。

第十六条 基建档案材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，不装订。

第十七条 卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。在每件文件材料的右上方加盖有单位名称，档号、件号的戳记章，并逐一填写。

第十八条 归档应填写卷内目录、备考表，注明保管期限。应草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。应填写归档说明，交基建与规划处分管副处长审查后，放至卷内目录后。

第五章 基建档案的管理和利用

第十九条 基建档案由学校档案馆统一管理，分类编号、编目、排架、保管维护。

第二十条 基建档案保管期限分为永久、长期、短期，由基建管理部门确定。

第二十一条 基建与规划处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定，以重新确定档案的保管期限、调整密级以及销毁等事项。

第二十二条 基本建设项目在后期使用中发生改建、扩建、维修、抗震加固等变更情况时，经基建与规划处同意，工程实施单位应在实施后及时将变更资料归入原项目基建档案中。

第二十三条 基建档案主要供本校利用，如外单位需查阅，须经档案馆和分管基建的负责人批准。

第二十四条 档案馆应建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，为基建工作服务，为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。

第二十五条 基建档案只有一套的，一般不借出。如确需借出，必须严格登记手续，并按规定时间归还。造成基建档案丢失的，将由当事人承担该卷档案材料重新制作的全部费用。

第六章 附 则

第二十六条 本办法由基建与规划处负责解释。

第二十七条 本办法自学校印发之日起施行。原学校《关于印发<北京交通大学档案管理办法>的通知》（校发〔2009〕37号）中附件4《北京交通大学基建档案管理实施细则》同时废止。

厦门大学基建处建设项目工程档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为了加强和规范建设项目工程档案管理，提高工程档案的利用率，更好地为教学、科研和基建管理工作服务。根据《中华人民共和国档案法》，国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章，结合厦门市城建档案管理的有关规定和基建处工作实际，制定本办法。

第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料，是工程项目建设情况的历史凭证，是工程项目建成投入使用后，管理、维修、改建、扩建的依据。

第三条 移交厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的工程档案根据厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门的要求进行整理并办理移交手续，基建处内部的工程档案管理适用本办法。

第二章 管理体制

第四条 基建工程档案工作接受厦门市城建档案馆和学校档案馆的业务指导，实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制，由工程档案资料管理员专门负责管理工程档案资料。

第五条 基建工程档案工作是基建管理工作的重要组成部分，纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。基建处指定1名副处长分管档案工作，协调各职能科室（综合计划科、施工管理科、造价组）负责人按本办法的规定和分工做好所在科室归档材料的收集、整理等有关工作。综合计划科设专人作为工程档案资料管理员。

第六条 工程档案资料管理员的职责是：

（一）贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法，努力学习档案工作专业知识，忠于职守，认真做好工程档案管理工作。

（二）严格按本办法规定，认真落实工程档案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。

（三）负责或协助有关单位向城建档案馆、学校档案馆移交工程档案资料，并做好基建处档案资料的归档工作。

（四）负责基建处档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。

（五）定期检查档案装具及案卷的保管情况，防止虫蛀、鼠咬和霉变情况发生，发现问题及时整改。

（六）参加与档案管理相关的各种检查、评比和业务培训工作。

第七条 工程档案管理按项目分阶段进行，各项目工程应在竣工验收之日起3个月内向厦门市城建档案馆、学校档案馆和物业管理部门移交档案资料，同时应做好基建处的工程档案资料归档工作，归档之前由各职能科室负责收集、管理，归档后由工程档案资料管理员负责整理、管理。

第三章 档案分类及内容

第八条根据基建处的科室设置和工作安排，将基建工程档案分为基建手续、招标管理、合同管理、竣工资料、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分。

基建手续是指从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中需要向教育主管部门、地方政府相关职能部门办理的各种手续。具体包含的材料详见附件一《厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（基建手续篇）》。

招标管理的档案资料包含从招标项目提出到招标结束发放中标通知书过程中根据学校招标、采购管理规定形成的各种批文、文件等资料。招标项目包含咨询服务、勘察设计、工程监理、工程施工、设备及材料采购等。各招标项目的档案资料内容详见附件二《厦门大学基本建设项目工程档案资料汇总（招标管理篇）》。

合同管理的档案包含从基建项目提出到竣工财务结算并作固定资产移交过程中形成的合同、协议、补充协议等资料。各合同的档案资料必须包含合同或协议审批文件、合同或协议、审计结果等。

竣工资料是指项目下各合同用于结算的相关材料，具体包含开工报告、竣工验收报告、设计变更、图纸会审纪要、材料设备签认单、现场签证单、工程联系单、工程洽商单和其他按规定需要归档的其他资料。

竣工图纸是工程竣工后项目实际施工情况的真实反映，包含建筑、结构、电气、给排水、暖通、消防、人防等各专业图纸，设计变更部分必须在竣工图上以工程绘图和文字说明的形式标注，附设计变更、工程联系单的编号。

结算资料是指除竣工资料、竣工图纸以外的其他用于结算的资料。

图纸电子文件是指项目设计的CAD电子版设计文件，包含总图、建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业的设计文件。

第四章档案收集和移交

第九条工程档案的收集是工程档案管理工作的基础，必须按本办法第八条规定的分类办法及要求的内容进行认真收集。

第十条 工程档案的收集是基建处各职能科室和全体干部职工共同的责任，必须提高档案意识，认识到工程档案的重要性，齐心协力把归档材料收集齐全。

第十一条 基建手续档案资料的收集由综合计划科负责手续办理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。

第十二条 招标管理档案资料的收集由综合计划科负责招标的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。

第十三条 合同管理档案资料的收集由综合计划科负责合同管理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。

第十四条 竣工资料档案的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实。

第十五条 竣工图纸的收集由施工管理科项目管理组负责，分管处领导、施工管理科负责人进行检查、落实。

第十六条 结算资料的收集由造价组负责，分管处领导、造价组负责人进行检查、落实。

第十七条 图纸电子文件的收集由综合计划科负责设计管理的有关人员负责。分管处领导、综合计划科负责人进行检查、落实。

第十八条 负责各类档案资料收集管理的有关人员、科室应按本办法第七条规定的时间主动向工程档案资料管理员移交相关档案资料，同时工程档案资料管理员也必须及时了解工程项目进展情况，督促有关人员或科室及时移交归档材料。工程档案资料管理员应根据本办法对移交的档案资料进行认真检查验收，对不符合要求的要提出明确的整改意见，问题突出的应及时向综合计划科负责人、分管副处长报告，及时协调解决。

第十九条 工程档案资料管理员在接收归档材料时，必须认真办理移交手续。

第五章整理与立卷

第二十条 工程档案的整理是工程档案管理的研究性工作，必须严格按本办法及附件的规定，认真筛选，注意保持工程项目建设的自然规律和完整性，保持材料之间的有机联系，保持材料的系统性和不同特点。

第二十一条 工程档案资料的整理分为初步整理和归档整理，初步整理由分类档案收集人负责，即基建手续资料按附件一进行整理，招标管理资料分招标项目按附件二进行整理，合同管理资料按附件三进行整理，竣工资料和竣工图按厦门市城建档案馆、学校档案馆的有关规定进行整理，结算资料由造价组根据项目情况进行整理。归档整理由工程档案资料管理员负责对各收集人提交的资料进行系统性、完整性整理。

第二十二条 档案材料经过归档整理后应进行立卷，立卷资料分为基建手续篇、招标管理篇、合同管理篇、竣工资料篇、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分，并进行装订或使用专用的装具装好，注明工程项目名称，存放在专用的柜子里，建立归档材料检索，取放方便。

第六章保管与利用

第二十三条 工程档案的保管以防潮、防蛀、延长使用寿命和便于利用为原则，应满足以下保管条件：

（一）配置专用的档案室和符合档案保管要求的装具；

（二）配置除湿、防虫、消防、防盗设备；

（三）所需经费列入事业开支，统一管理。

第二十四条 工程档案的管理要规范化，用计算机管理档案信息，建立卡片检索和计算机检索两种检索工具，保全档案信息，提高工作效率。

第二十五条 保管工程档案的目的是为了利用，在遵守工程档案利用规定的前提下，应提倡和鼓励利用。

第二十六条 基建处内工作人员查阅或复印工程档案，须经综合计划科批准，认真办理查阅登记手续后，在工程档案室内进行，查阅人必须遵守保密制度，不翻阅与所查内容无关的案卷，严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。

第二十七条 校内或校外单位、个人查阅或复印工程档案，应持有单位介绍信、本人工作证或身份证并经处分管副处长批准，按第二十五条规定办理。

第二十八条 工程档案的原件一般不外借，确因工作需要借出的，要写出书面借条，经过处分管副处长批准后方可借出。借出时间一般不超过3天，确需延长的，须按上述程序办理续借手续，续借时间最长不超过15天。

第二十九条 工程档案管理员要坚持每月清理档案借阅情况，到期未还的，及时催还；问题突出的，及时报告分管副处长，协调解决。

第七章 罚则与附则

第三十条 发生下列情况之一者，依据《中华人民共和国档案法》的处罚条款给予处罚：

（一）不按时移交归档材料；

（二）不按时归还从工程档案室借出的案卷或归档材料；

（三）损坏、涂改案卷或归档材料；

（四）丢失案卷或归档材料。

第三十一条 本办法和附件一、附件二、附件三配套使用。

第三十二条 本办法由基建处负责解释，自公布之日起执行。

基建处 二〇一一年十一月二日

上海交通大学基建处建设工程项目施工图纸管理办法

沪交基管[2014] 15号

为搞好闵行校区工程建设，加强工程项目施工图纸管理，特制订本办法。

第一条 新建项目图纸管理

单体工程建设管理共需21套图纸，其中4套加盖审图红章的图纸，13套日常运转施工图，4套工程竣工后由施工单位做竣工图；施工图完成后交基建档案室分发、存档。

图纸分配如下：

设计单位：1套红章图；

施工单位：４套施工图＋１套红章图；

监理单位：１套施工图＋１套红章图；

工程管理科：1套施工图；

计划投资科：１套施工图 1套（跟踪审计） 1套（投资监理）；

总师室：１套施工图；

基建档案室：１套施工图＋１套红章图；

使用单位：1套施工图；

招投标办：1套施工图。

第二条 修缮项目图纸管理

1、需审图修缮项目图纸管理方法参照“新建项目图纸管理”。

2、无需审图修缮项目图纸管理

专项修缮工程建设管理共需16套图纸，12套施工图日常使用，另外3套为竣工图，工程竣工后交由基建档案室归档；施工图完成后交基建档案室分发、存档。

图纸分配如下：

施工单位：4套施工图；

监理单位：１套施工图；

工程管理科：1套施工图；

计划投资科：１套施工图 1套（跟踪审计） 1套（投资监理）；

总师室：１套施工图；

基建档案室：1套竣工图；

使用单位：1套施工图；

招投标办：1套施工图。

施工过程中设计变更图纸分配按修缮项目图纸管理。

第三条 几点说明：

1、工程前期报批手续等需加晒图纸，由工程管理科项目工程师申请，报基建档案室批准备案。

2、施工单位、监理单位所需图纸必须由工程管理科统一领取发放。

3、四套竣工图在工程项目基本完工后，由工程管理科与基建档案室沟通认同后才能晒图制作。

上海交通大学基建处2014年10月

基建档案资料管理办法

第一条 为加强对档案的管理和收集整理工作，有效地保护和利用档案，结合本校特点，特制定本办法。

第二条 归档资料的内容

(一) 前期文件

1、动拆迁文件。

2、立项依据性文件。

3、项目建议书(含报请审批的报告与文本)、附件及批复。

4、可行性研究报告(含报请审批的报告与文本)、附件、环境影响评估报告及批复。

5、设计任务书及批复。

6、建设用地规划许可证及核准的地形图。

7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图。

8、规划、环保、卫生、消防、人防、交警、绿化等审批文件。

9、工程水文、地质勘探报告。

10、方案设计及投资估算。

11、初步设计及工程概算。

12、施工图设计及工程预算。

13、工程结构，设计计算书及说明书。

(二) 综合性文件

1、施工招标、投标文件。

2、施工合同。

3、施工预算。

4、施工组织设计。

5、开、竣工报告。

6、工程质量事故报告及处理记录。

(三) 施工过程文件

1、分部、分项工程验收。

2、隐藏工程验收记录。

3、分部分项工程质量评定表。

4、建筑材料质量证明单，试验报告。

(四) 监理文件

1、监理合同及招投标文件。

2、各施工阶段的质量评估报告。

3、单位工程质量评估报告。

(五) 竣工验收文件

1、建设工程竣工验收备案表。

2、监理单位工程质量评估报告。

3、施工勘探，设计单位验收报告。

第三条 资料的收集与整理

(一) 新建项目由工程项目负责人负责收集与整理，工程竣工后二个月内将资料移送档案馆。

(二) 大修项目的资料由工程科落实到项目负责人，工程竣工后一个月内，资料整理后送资料员移送校档案馆。

第四条 对损毁，丢失档案资料的要追案当事人的责任，根据情节批评教育重者给予行政处分。

成都大学基本建设档案管理细则

第一章 总 则

第一条 为了加强学校基本建设档案的收集、整理、归档工作，保证学校基建档案的完整、准确、系统、规范，结合本校实际情况，制定本细则。

第二条 本细则所述基建档案，是指基建处作为建设单位应收集、整理、归档的资料，基建档案按项目管理归档，包括：（1）前期报建资料；（2）工程招投标文件及相关资料；（3）工程合同、补充协议；（4）开工、竣工资料；（5）设备、材料供货合同和相关资料；（6）设计变更、技术核定及签证资料；（7）工程概算、预算、结算、财务决算审计资料；（8）各类会议纪要；（9）有价值的照片、图表等资料；（10）监理文件；（11）施工文件；（12）竣工图；（13）其它与工程相关的资料。

第三条 基建处工程建设科应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和相关责任人的职责范围，科长、项目负责人为资料管理的第一负责人。

第二章 工作规则

第四条 基建处工程建设科各项目组应随工程进度同步收集、整理工程资料并按规定移交，移交的资料原则上应为工程原件。

第五条 基建档案应完整、准确、系统。对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚。

第六条 归档文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

工程资料在相关移交过程中应办理相互签收手续，保证资料安全。

第七条 工程资料存档原则上必须是正本、原件（盖鲜章）；如果原件另有它用，则在复印件上应注明原件存档处。工程档案一般不少于四套，一套由建设单位保管；一套（原件）移交学校档案馆；一套（原件）移交当地城建档案馆；一套由施工单位留存。移交清单一式两份，填写案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。移交双方签字盖章，各持一份存查。

第八条 按建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，即可分前期报批手续完成，项目竣工验收，项目结算、决算完成等三个阶段和时期分别完成。

第九条 基建档案的保管期限分永久、长期（30 年）两种。

第十条 对基建档案资料信息的开发利用由基建处分管处领导

负责组织和审查，重要、珍贵的档案一般不提供原件，如有特殊需要，需经分管处领导审批同意。

第三章 职责划分

第十一条 基建处计划预算科负责前期报批资料的收集、整理，并在项目前期报批手续整体审批完成后，移交基建处综合科档案管理人员（归档资料目录见附件）。

第十二条 基建处计划预算科负责基建投资计划、项目投资估算、

施工预算、结算、决算、各类工程合同等资料的收集、整理工作，并移交基建处综合科档案管理人员（归档资料目录见附件）。

第十三条 基建处工程建设科负责工程施工过程资料的收集、整理工作，并移交基建处综合科档案管理人员。（归档资料目录见附件）第十四条 基建处综合科档案管理员负责规范基建档案材料的形成、积累、保管和整理立卷、归档，并及时移交学校档案馆。

第四章 附 则

第十五条 未尽事宜，按照《建设工程文件归档整理规范》

（GB/T50328 -2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T 50323-2001）、

《高等学校档案工作规范》中“学校基本建设类档案工作规范”执行。

第十六条 本细则由基建处负责解释、修订和监督执行。

第十七条 本细则自 2014 年 7 月 1 日起执行。

附件：

基建处档案材料归档范围及保管期限

注：1.与以上各项内容对应的电子档案材料一并同步归档。

2.涉及密级的档案请作注明，绝密档案须密封盖骑缝章交档案馆。

3.录音、录像须录制成DVD光盘。

4.照片须附有时间、地点、人物、内容概要等说明。

基建工程竣工档案收集、归档程序表

步骤

责任岗位或

部门

工作内容

工作要求

1

工程文件的收集、整理

施工单位

项目组

将属于归档范围内的、在工程建设过程中形成的文件整理立卷。并按要求做好分类、编档号、组卷、排列、编目等。

工程文件按建设程序划分为：

（1）工程准备阶段文件；

（2）监理文件；

（3）施工文件；

（4）竣工图；

（5）竣工验收文件；

（6）声像档案。

（1）将与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷。立卷应遵循工程文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

（2）立卷文件不得重份，不同载体的文件应分别组卷；

（3）确认所有立卷文件均为原件。

（4）确认所有竣工图纸均加盖竣工图章

2

工程文件的归档

施工单位

项目组

经过分类整理立卷后的归档文件，按规定移交档案管理机构。

（1）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程；

（2）根据建设程序和工程特点，归档可分阶段进行，也可在单体或分部工程通过竣工验收后进行。

3

工程档案的验收

施工单位

综合计划科

在组织工程竣工验收前，提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。在取得城建档案管理机构出具的认可文件后，方可组织工程竣工验收。

在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：

（1）工程档案是否齐全、系统、完整；

（2）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际情况；

（3）工程档案已整理立卷，立卷符合规范要求；

（4）竣工图绘制方法、图式及规格符合专业技术要求，图面整洁并盖有竣工章；

（5）文件的形成、来源符合实际，需要单位和个人答章的文件，其签章手续完备；

（6）文件材质、幅面、书写、绘图等符合要求。

4

工程档案移交

施工单位

综合计划科

工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

向城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字，盖章后交接。

复旦大学基建处建设工程档案资料管理规定

第一章 总 则

第一条 为了加强和规范建设工程档案管理，提高建设工程项目管理水平，根据《中华人民共和国档案法》，国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《建设工程质量管理条例》等法律、法规、规章，结合《城市建设档案管理规定》、《复旦大学基本建设项目管理办法》等，特制定本规定。

第二条 建设工程档案资料是按照工程建设程序形成的反映项目建设的真实记录。建立完整、准确、系统的档案资料是实现建设工程质量、进度、投资和安全目标的重要保证，规范档案资料的管理是做好工程竣工验收和运营维护管理的基本要求。

第三条 本规定所指的建设工程是指基建处负责的新建、改建、扩建和修缮的工程项目。

第二章工程资料的归档内容

第四条 新建、改扩建项目

一、前期文件

（一）综合性文件

1、重要会议记录、纪要、考察、调查报告，专家建议文件

2、有关请示、批复、批准等文件

3、有关合同、协议等文件

4、动拆迁文件

（二）立项依据性文件

1、项目建议书（含报请审批的报告与文本）、附件及批复

2、可行性研究报告（含报请审批的报告与文本）、附件、环境影响评估报告及批复

3、设计任务书及批复

4、建设用地选址意见书及批复

5、国家土地使用证及地形图

6、建设用地规划许可证及核准的地形图

7、建设工程规划许可证及核准的建设工程位置地形图及总平面图

8、环保、卫生、消防（审图证）、人防、交警、绿化等审核文件

二、设计技术文件

1、勘察、设计合同及招标、投标文件

2、工程水文、地质勘探报告及地质图

3、方案设计及工程估算

4、初步设计及工程概算

5、施工图设计及工程预算

6、工程结构设计计算书及说明书

三、施工技术文件

（一）综合文件

1、施工合同及招标、投标文件

2、施工预算

3、施工组织设计等质量计划文件

4、开、竣工报告

5、工程质量事故报告及处理记录

6、重大工程事故责任人登记文件

（二）测量类文件及沉降观察

1、施工定位测量

2、工程沉降，位移观测记录

3、工程测量成果资料（边界、标高、测设、导线、水准点等）

（三）桩基类文件

1、桩施工记录

2、桩标高的偏差和位移实测记录

3、桩加固处理记录

4、桩检测报告

5、维护结构及设计说明

6、其他地基、基础处理记录

7、桩基竣工报告

（四）质评类文件

1、单位工程外观、实测、内业资料综合评分表

2、分项、分部工程质量验收证明书（桩基、基础、主体）

3、电梯分部工程质量验收证明书

4、烟（风）道，垃圾道检查记录表

5、地基验槽记录

6、隐蔽工程验收记录

7、单位工程感观质量评定表

（五）施工材料质量保证文件

1、原材料汇总及质量证明单、试验报告

（1）水泥、砂、石、钢筋、焊条

（2）防水、防腐、隔热保温材料

2、施工试验汇总表及试验报告

（1）砂浆级配通知单，试块抗压试验

（2）混凝土级配通知单（或出厂通知单）及抗渗、抗压试验

（3）钢筋焊接试验

（4）砂垫层环刀测定

（5）防水工程试水试验

（6）回填土密实度测定

3、预制构件明细表及合格证、试验报告

（1）钢筋混凝土构件、钢构件

（2）钢门窗、木制门窗

（六） 设计变更的依据性文件

1、设计变更的依据性文件汇总表

2、设计变更通知书

3、业务联系单

4、技术核定单

5、工程师指令

6、工程会议纪要

（七）、监理文件

1、监理合同及招标、投标文件

2、各施工阶段的质量评估报告

3、工程质量评估报告

四、竣工验收文件

（一） 工程竣工验收备案文件

1、建设工程竣工验收备案表

2、建设工程竣工验收报告

3、勘察单位工程质量检查报告（合格证明书）

4、设计单位工程质量检查报告（合格证明书）

5、施工单位工程质量竣工报告（合格证明书）

6、监理单位工程质量评估报告（合格证明书）

7、上海市建设工程档案审核意见书及汇总

8、上海市建设工程竣工验收备案质量终身责任人登记文件

（二）工程决算及审价报告

（三）上海市建设项目（工程）档案验收合格证

（四）上海市建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工规划验收测量成果）

（五）上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）

（六）其他专业竣工验收鉴定证书（包括消防、环保、卫生防疫、环卫、电

梯、劳动保护等专业）

（七）其他项目竣工验收文件

（八）现场声像资料

1、工程现场原地物、地貌和建成后建筑物的照片、录像

2、重大工程建设全过程的照片和录像

五、竣工图

1、总平面布置图

2、建筑、结构竣工图

3、大型设备基础竣工图

4、电力、照明、给水、排水、煤气、通讯、暖通、监控、电梯等专业竣工

图

5、建设用地范围内地下综合管网图（含管线接口位置）

六、上各条未列出的其他档案资料，如工程承包、材料设备采购补充协议等。

第六条 修缮项目

一、合同价款在20万元以下的项目

修缮申请报告（非计划项目）、立项报告（10万元以上非计划项目）、设计合同（若有）、监理合同（若有）、施工合同、预（决）算书、竣工图（若有）、审计报告及其它相关资料。

二、合同价款在20万元以上（含20万元）的项目

修缮申请报告（非计划项目）、立项报告（非计划项目）、设计合同（若有）、监理合同（若有）、招标文件、投标文件（正本）、评标记录、施工合同、预（决）算书、竣工图（若有）、审计报告及其它相关资料。

三、向政府部门报建的项目

学校立项批文、资金证明、设计合同、监理合同、施工许可证、工程竣工验收备案文件、工程洽商资料、监理文件、施工技术资料、招标文件、投标文件（正本）、评标记录、施工合同、预（决）算书、竣工图、审计报告及其它相关资料。

第三章工程资料的收集与保管

第七条 建设管理部和技术与前期管理部主要负责建设工程资料收集和过程管理。综合办主要负责建设工程资料的汇总和归档。

第八条 第二章第四条前期文件、设计技术文件所涵盖的工程资料及施工技术文件内的施工合同及补充协议、招标、投标文件、施工预算由负责该项工作的人员收集，并在项目实施过程中及时将资料（原件）送综合办存档。

第九条 第二章第四条施工技术文件、竣工验收文件与竣工图所涵盖的工程资料由该工程项目的负责人收集，并在项目实施过程中保管资料原件。

第十条 修缮工程资料归档时间：

（一） 合同价款在20万元以下的项目：一般要求项目管理人员在项目审计完成后自行整理，于次年元月上旬完成整理工作，连同移交目录一起向资料管理人员移交归档，并做移交登记。未审计完毕的资料暂不移交。

（二）合同价款在20万元以上（含20万元）的项目：应在每个项目完成后，工程决算送审前，由项目管理人员连同移交目录一起向档案管理人员移交归档，并做移交登记。未办理档案移交的项目工程决算不予送审。待项目审计完成后，审计报告也应及时归档并做移交登记。

（三）向政府部门报建的项目：应在每个项目完成后，工程决算送审前，由项目管理人员连同移交目录一起向资料管理人员移交归档，并做移交登记。未办理档案移交的项目工程决算不予送审。待项目审计完成并向政府部门备案后，审计报告连同工程竣工验收备案文件也应及时归档并做移交登记。

第十一条 资料管理人员应按照文件形成的先后顺序或项目完成的情况及时收集、分类整理、编目造册，便于查阅和归档。

第四章 工程资料的查阅与留存

第十二条 因工作需要查阅已归档的工程资料，应前往校档案馆依照有关规定查阅。

第十三条 因工作需要查阅处内自存的工程资料，应向保管人员办理借阅手续，用完后及时归还。

第十四条 因工作需要留存档案资料，应事先向保管人员说明情况并办理登记手续。

第五章城市建设档案的编制验收与报送

第十五条 在工程竣工验收阶段，应按照“上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定”编制并报送城市建设档案。

第十六条 城市建设档案编制报送工作由综合管理办负责。各建设管理部有关人员应按照编制与报送要求分类整理所需工程资料，及时移交给综合管理办，协助办理档案报送工作。

第六章建设工程竣工备案文件的编制

第十七条 在工程竣工验收阶段，应按照“上海市建设工程竣工备案实施细则”等文件要求，做好竣工验收工作。

第十八条 工程竣工备案文件的编集、整理与报送由工程项目负责人负责。综合管理办公室协助办理。

第七章学校档案馆工程资料的归档

第十九条 工程项目竣工后，应按照学校档案馆的有关要求对工程资料进行归档。

第二十条 学校档案馆工程资料的编制与报送由综合管理办负责，按照复旦大学基建档案归档要求执行。

第二十一条 工程项目的负责人按照校档案馆归档要求将工程资料分类整理后移交给综合管理办，并协助资料管理人员做好归档与报送工作。

第八章 工程资料管理人员工作职责和保密职责

第二十二条 工程资料管理人员工作职责：

（一）接收：接收资料时，须按归档要求认真验收，并办理交接登记手续。

（二）分类、整理：及时对接收的资料一定的分类原则、使用统一的分类标准进行分类；用排列序号、加盖档号章、装订的方法进行整理。

（三）录入：对已经分类、整理后的资料及时录入，随手装盒、存架保管。

（四）存放：存放时应按从上至下，从左到右顺序存放，以便于管理、利用。

（五）移交档案：根据校档案馆相关要求，一个完整的工程项目竣工后，应及时搜集、校核、整理竣工资料，按要求组卷、编目、装订成册，及时移交校档案馆。

（六）定期核查：定期对处内自存的工程资料进行检查，核对，对应交而未交的资料（特别是后期的竣工报告等资料）及时追回；对破损或载体变质的档案，及时进行修补、复制。

第二十三条 保密措施：严格遵守保密制度及借阅规定，确保处内留存的工程资料安全，不擅自扩大利用范围，防止造成泄密。

第二十四条 为确保工程资料安全，存放库房实施封闭制度，钥匙由综合管理办保管。

第九章附则

第二十五条 本规定由基建处负责解释。

第二十六条 本规定经基建处2012年12月23日修订，自通过之日起实施。

哈工大基建处建设工程技术档案管理办法

为加强基建档案资料的管理，全面、完整地收集基建档案资料，保证基建档案的真实、安全性，结合我处特点，制定本办法。

一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及国家关于档案工作的方针、政策，努力做好基建档案归档工作。

二、档案资料的收集范围，凡属新建、改建、扩建的房屋，从设计资料，上级部门对项目建议书、可行性研究报告及扩初设计的批复，地质勘察资料，小区规划、土方平衡，室外标高、外水、外电、下水，道路驳岸，初步设计，扩大初步设计，施工预算，开工报告，测量定位记录，施工合同，工程协议书，图纸会审记录，修改设计资料，设计修改图，竣工图，隐蔽工程图，室内设备安装资料和图纸，竣工结算，招投标工作文件等所有资料。

三、档案资料统一由资料档案管理员收集整理、归档，各类资料的经办人都必须主动将原件资料交资料室存档。资料室所存放的所有资料，不论是内部还是外部人员来查阅时，均必须办理手续，随查随还，不得任意携出室外。特殊情况必需借出时，由处领导批准，限期交还。

四、为便于及时使各种应存档的资料归档，凡属设计好的图纸由档案资料管理员发放，各项资料整理装订成册由经办人发放。两天内送达到各科室，三天内送达到施工单位。

五、凡属订购、采购各类书籍资料，由办公室统一办理，由档案室负责验收登记发放，所需数量由处领导审批决定。需借阅使用，或因工作需要长期使用者，统一由资料室编目登记，使用者应及时归还或办理移交手续。若有丢失损坏，视其情节处以赔偿。

六、对已竣工项目的基建档案资料，工程科牵头，总师办、前期科配合，项目负责人协调有关部门办理竣工验收手续，各种资料三个月之内及时归档。

七、妥善保存好图片资料，建筑模型。

八、档案室管理人员，要认真做好基建档案资料的收集，整理鉴定、保管、统计和利用工作，为领导决策提供依据。

哈工大基本建设项目档案资料管理规定

一、总则

1、为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我校基本建设工作的具体情况，制定本办法。

2、本规定的编制依据：

（1）《中华人民共和国档案法》

（2）《建设工程项目管理规范》

（3）《建设工程监理规范》

（4）《建筑工程施工质量验收统一标准》

（5）国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

（6）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》

（7）建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》

（8）财政部《基本建设财务管理若干规定》

（9）审计署《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》

（10）国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目竣工验收实施细则》

3、基本建设项目档案资料是指在各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、生产准备、竣工、试生产（使用）、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料。

学校档案馆对建设项目档案资料的收集要以项目为中心。

发展规划处负责项目立项阶段，包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等方面资料的收集、整理；负责国防科工委审批项目资料归档的组织协调工作；

基建处负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理；

财务处负责项目财务资料及固定资产形成和移交方面资料的收集、整理；

审计处负责项目过程审计、结算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理；

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、档案资料的管理

1、学校基建处、档案馆要负责监督、检查和指导本校基建部门建设项目的档案资料工作。档案管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。

2、项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

3、项目建设过程中，发展规划处、基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。

施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交基建处。

基建处要按本规定的具体实施办法，编制、收集、整理好建筑工程资料档案，按时移交档案馆。

发展规划处、财务处、审计处形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。

4、档案资料的汇总整理：

（1）建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向基建处提交完整、准确的项目档案资料。

（2）实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向基建处提交完整、准确的项目档案资料。

（3）建设项目实行由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料，交基建处汇总、整理，或由基建处委托一个承包单位汇总、整理，统一交给基建处。

5、建设单位、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，制定管理制度，统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。

6、凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用手段和措施，保证使用。

7、归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

8、对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案材料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理，保密的档案材料应按保密规定进行管理。

9、设计建设大中型建设项目时，应设计与工作任务相适应的、符合要求的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

三、基建处资料管理的要求

1、基建处管理的资料档案分为两类，一类是建筑工程技术资料，另一类是学校及校内有关部门的管理文件、基建处形成的非工程技术类资料。本办法只涉及基建处管理的第一类资料。

2、项目参建各方要充分重视工程建设的资料档案工作。项目施工阶段的施工、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制，将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

工程预验收阶段，基建处按照国家有关规定及本管理办法，组织对工程资料的全面检查；凡资料检查不满足本规定的工程，不得进入正式竣工验收阶段。

3、用户单位或学校其他有关部门、人员提出意见和建议，使建筑工程的功能或投资发生较大变化的，必须取得用户单位主管部门、发展规划处签署的确认文件，基建处方可同意对其发生变更，基建处和施工方应将确认文件作为用户变更的依据资料存档。

由于上述变更使工程投资超出概算的，发展规划处负责调整计划，基建处须将调整后的计划归档管理。

4、工程竣工验收合格后三个月内，基建处必须向学校档案馆报送一套符合规定的工程档案。根据国家的有关规定，档案馆接收的工程档案必须是原件，其它单位可以保存复制件或复印件。有关单位归档的复制、复印件应由档案馆与原件校对、签章，并加盖证明专用章，效力与原件等同。

5、全面、完整是建筑工程资料收集的基本原则。

资料收集的范围不能局限于建筑工程主体本身，相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目都必须形成翔实完整的记录资料。

从投资角度来看，凡在本工程列支的项目都必须形成相应的档案记录资料。我校将建筑工程资料按九个方面进行分类：

（1）立项、可研、初设及其批复、建设计划；

（2）前期资料；

（3）合同文件；

（4）施工单位内业资料（含竣工图）；

（5）监理资料；

（6）竣工结算用技术资料汇总；

（7）竣工验收文件；

（8）工程投资控制资料汇总及统计分析资料；

（9）竣工档案

6、资料收集整理的具体要求

（1）立项、可研、初设及其批复、建设计划

此属项目立项阶段的资料收集内容，主要包括：项目建议书、立项批文、可研报告及审批意见；可能的初步设计及其审批意见；建设计划。

项目建议书和立项批文由发展规划处完成。

本条由基建处配合发展规划处完成，其编制按照国防科工委规定的格式，正副本各4份；发展规划处保留2份正本，其余基建处保存。申报、批复及建设计划的取得由发展规划处完成。

（2）前期资料

包括：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、有关行政主管部门（消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等）批准文件、勘察设计质量监督合格单、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等。

经有关部门批准后取得的工程前期文件材料，其原件应立即交给工程科资料员存档。如果办理其它工程前期手续需要使用，或者工程科在编制竣工文件时需要使用前期资料等情况，可到资料员处借用、复印。

（3）合同文件

基建处管理的合同分类为：

①勘察、设计、施工、监理四大合同；

②各类分包合同；

③甲供材料、设备合同。

经济科签订合同后，交办公室管理；其中办公室将合同复印两份，基建处甲方代表和现场监理各一份，以便监督合同执行。

（4）施工单位内业资料（含竣工图）

施工单位不仅仅指大包单位。在大包施工合同外的其他施工队伍，包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍，还有室外工程所涉及的施工队伍等等，都在本条所指的施工单位范畴；

内业资料分专业由监理进行一审，甲方代表二审，需要建设单位技术负责人或主管领导审核的，报建设单位审核，审核后由施工单位交基建处资料员保管。

竣工图是工程的重要档案。工程承发包合同或施工图的要求，对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定。施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担责任。

工程竣工图应逐张加盖“竣工图”章。“竣工图”章的内容应包括：发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等。管理竣工图时，应该考虑以下情况：

①没有变更的施工图，由承包人在原“施工图”上加盖“竣工图”章标志作为竣工图；

②在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由承包人在原施工图上注明修改部分，附以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”章标志作为竣工图；

③结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其他重大改变，不宜在原施工图上修改、补充的，责任单位应重新绘制改变后的竣工图，承包人负责在新图上加盖“竣工图”章标志作为竣工图。

④竣工图最多形成两套，一套送档案馆，一套竣工结算使用。

（5）监理资料

监理单位按照《建设工程监理规范》的规定进行收集、整理、编制。

监理资料在交付建设单位前，由甲方代表一审，工程科长二审，最后由项目总监理工程师交基建处档案员归档。

（6）竣工结算用技术资料汇总

建设项目由于建设周期长，施工图之外的各种费用发生情况很多。尽管发生原因各式各样，各种资料手续齐全，但从投资客观控制的角度考虑，有必要进行此类技术资料的汇总。

竣工结算用技术资料的汇总，主要解决以下几个方面的问题：

①客观了解图纸外费用的发生情况，避免承包商重复要求进行经济签证；

②复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定，减少失误；

③方便工程竣工结算工作的进行。

竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。通常施工单位技术内业已包含其内容，但其资料为原件，往往只有一份；故用于本类汇总的只能是复印件。

竣工结算用资料包括以下几个方面的主要内容：

①工程前期：拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生费用的相关资料等；

②基础施工：障碍处理、浅基础处理，深基础处理等。

③主体工程：图纸会审；设计变更（甲方要求、用户要求、设计院要求）；现场签证；技术通知单；技术联系单；监理通知；甲方通知等。

④装饰工程：施工方案、施工图纸、渲染图、照片资料等；

⑤室外工程：室外地沟系统、外给排水系统、外电源系统、弱电系统、室外环境工程量的现场确认、外环境施工的现场变更等。

⑥配套工程：服务于项目的室外变电所、换热站等，其费用从既定工程列支者；内容须包括图形说明、文字说明等。

⑦专项工程：主体工程之外、学校决定后增加的类似超净恒温、电磁屏蔽等工程，及其引起的其他工种的再次变更等。

承包商按专业将上述资料装订成册，统一编号，一式四份，做好封面；交甲方代表一审，工程科长或主管领导二审；审核后的竣工结算用资料和施工单位内业资料一起交基建处资料员。

（7）竣工验收文件

按照建设部《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收暂行规定》和《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》要求所形成的文件，《哈尔滨工业大学基本建设项目竣工验收管理办法》对竣工验收文件的形成进行了进一步细化和要求。

竣工验收文件的形成涉及：建设、施工、监理、勘察、设计单位，涉及包括专项资质在内的各分包单位。各单位应按照档案资料的汇总管理原则进行汇总，将属于建设单位归档管理的资料按时移交基建处资料员。

（8）工程投资控制资料汇总及统计分析资料

本条是指，基建处管理的工程，在工程竣工资料中，应该包含基建处如何进行投资控制的相关内容，以及以投资为核心，对项目各项经济指标进行的综合分析所形成的有关资料的汇总。

主要内容包括：

①总概算执行情况；

②结算工作的管理；

③节约或超支情况及原因分析；

④结算审计情况；

⑤综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析；

⑥存在的主要问题及处理意见；

⑦项目建设的主要经验和教训；

本条与财务处根据《基本建设财务管理若干规定》规定的《竣工财务决算》工作内容有区别。本条着重强调基建处作为建设单位是如何对投资进行控制，由此而形成的相关材料；财务处竣工财务决算的重点是固定资产的形成和移交，审计后的竣工财务决算是固定资产移交的主要内容，是移交的依据。

二者都要接受审计监督。审计处对基建处进行的投资控制，进行过程审计和对工程结算进行审价审计；审计处对财务处的竣工财务决算，要按照《审计机关对国家建设项目竣工结算审计实施办法》的规定进行审计。

基建处经济科完成本项工作。相关资料应装订成册，作为归档工程资料的一个组成部分。

四、归档范围和保管期限

1、基建处、学校档案馆及相关单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料，规定详细的规定范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。

2、基本建设项目档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期保管的基本建设项目档案材料实际保管期限不得短于建设项目实际寿命。

上海交通大学基建处工程档案管理办法

沪交基管[2014] 14号

建立上海交通大学基建档案，是上海交通大学基础建设工程的重要组成部分，是我校进行校区建设规划、实施、管理工作的真实记录，是一项百年大计的工作。

根据《城市建设档案规定》、《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》，参照校档案馆对基建档案管理的要求，结合上海交通大学建设的实际情况，特制定本管理办法。

第一条 基本原则

（一）基建档案是建设项目从立项、设计、施工、竣工到交付使用全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、照片、录像、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。

（二）基建档案是我校基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据。

（三）在整个基建过程中形成的应当归档的各种形式载体的材料都属于国家所有，任何单位和个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。

（四）工程项目建设过程要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与基建档案验收同步进行，否则基建项目不得进行竣工验收。基建材料归档以后，档案部门出具归档合格证明，财务部门方可作财务结算。

（五）修缮工程基建档案由于有其特殊性，参照“上海交通大学基建档案管理办法”收集归档，详见附件一。

第二条 基建材料的归档要求

（一）基建文件材料的形成、积累、整理、归档是计划、规划、设计、投资、施工、行政等各个分管部门的重要任务，这些部门应有一名领导负责此项工作，并由专职人员对相关材料进行收集归档工作。

（二）归档的基建文件材料必须反映项目管理和建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（三）凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。

（四）具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。

（五）竣工图归档需4套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档2套。４套竣工图分别交由区城建档案馆、校档案馆、基建档案室、资产处归档。

（六）凡具有法律效果的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后二个半月内完成归档，以配合档案编制工作，及时完成项目完整性归档。管理性文件材料在每年六月底前归档。

（七）专职档案人员应经常深入了解有关部门基建文件材料积累情况，并进行业务指导。基建项目竣工验收时必须有校档案馆人员参加。

（八）修缮工程竣工资料归档要求（见附件）

第三条 基建材料的归档范围

基建材料的归档范围，主要包括综合管理、立项论据、规划设计、招投标文件、施工管理、竣工资料、概算决算等等，具体归档范围见下列各表：

（一）行政管理类

序号

文件名称

要求

责任部门

1

领导讲话、重要会议记录、纪要、专家咨询意见等

原件

计划投资科

2

有关请示报告、批复、批准等

原件

计划投资科

3

建设工程涉外文件

原件

综合管理科

4

土地动迁协议

原件

综合管理科

5

建设用地规划许可证、申请表及有关文件、图纸、资料

原件

工程管理科

6

建设用地许可证、审核批准地形图

原件

工程管理科

（二）前期计划、招投标类

序号

文件名称

要求

责任部门

1

项目建议书报告及批复

原件

计划投资科

2

可行性研究报告、环境影响报告及批复

原件

计划投资科

工程管理科

3

建设用地选址意见及批复

原件

综合管理科

4

设计任务书及批复

原件

工程管理科

5

重要问题的请示报告以及附件

原件

经办科室

6

设计、勘测、施工、监理招标、中标材料文件

原件

计划投资科

7

其他分包项目的招投标材料文件

原件

计划投资科

8

合同

原件

计划投资科

（三）规划、设计类

序号

文件名称

要求

责任部门

1

规划许可证、项目表

原件

工程管理科

2

选址地形图、总平面图（规划局章）

原件

工程管理科

3

水文、地质勘测报告

原件

工程管理科

4

设计方案

原件

工程管理科

5

扩初设计及工程概算

原件

工程管理科

6

环境影响报告及批复

原件

工程管理科

7

设计方案的审核意见（消防、建筑、环保、卫生）

原件

工程管理科

8

施工设计图工程预算

原件

工程管理科

9

结构设计计算书及说明

原件

工程管理科

10

审照图（规划局盖章）

原件

工程管理科

11

施工图设计审查图、审查证书

原件

工程管理科

（四）施工类

序号

文件名称

要求

责任部门

1

施工许可证

原件

工程管理科

2

工程测量资料（边界、标高、沉降等）

原件

工程管理科

3

桩基检测、建材检测报告

原件

工程管理科

4

灰线验收单

原件

工程管理科

5

施工图交底会议纪要

原件

工程管理科

6

技术核定单、业务联系单、设计变更通知单

原件

工程管理科

7

上海市建设工程报建表、质量监督书及申报表

原件

工程管理科

8

施工监理委托、登记

原件

工程管理科

9

竣工验收备案、竣工档案报送申请表、合同

原件

工程管理科

10

规划、消防、环保、卫生竣工验收单

原件

工程管理科

11

电梯、防雷装置、空气质量等登记验收检测报告

原件

工程管理科

12

墙体材料核定、水泥专项结算等

原件

工程管理科

13

*施工竣工图

4套

工程管理科

14

*市政道路竣工图（总平面、纵横断面、附属设施、地下

综合管线等图）

4套

工程管理科

15

*桥梁竣工图

4套

工程管理科

16

*排水管道竣工图（总平面、管线平面、纵横断面、附属

设施、交叉路口竖向断面等图）

4套

工程管理科

17

*泵房、给水、通风、强电、弱电、燃气竣工图

各4套

工程管理科

*竣工图要求：竣工图如有修改的地方，要注明修改依据和日期，同时在修改依据上也要注明修改在哪张竣工图上的哪些部分。应用碳素墨水修改，不可用刀片刮，并附红色印泥盖章。施工队技术负责人、监理单位总监审核后签名。

桩位竣工图必须有设计、监理、施工、甲方签章。

外场工程未列明的子目，参照市政配套工程95表式要求归档。

（五）竣工审计类

序号

文件名称

要求

责任部门

1

竣工决算

原件

计划投资科

2

审计资料

原件

计划投资科

（六）声像类

总投资在人民币五千万元（含五千万元）以上，一亿元以下的工程项目，报送工程照片档案。总投资在人民币一亿元（含一亿元）以上的工程项目，除报送工程照片档案外，还应当报送专题录像档案。

序号

文件名称

要求

1

原址、原貌、原重要地物的照片、录像

工程照片要求图像清晰，对同一拍摄对象能提供不同角度（阶段）的照片。

工程照片规格为7寸光面照片，应包括底片和文字说明。

工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、录制人、审核人及批准人。

2

重要纪念物的照片

3

建（构）筑物基础部分施工技术过程的照片、录像

4

建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像

5

主体工程设计模型照片

6

施工现场整体工程施工情况照片、录像

7

隐蔽工程施工及处理的照片

8

钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片

9

反映主体工程的拉结筋布局，混凝土灌注质量等照片

10

管道及设备工程、安装工程的管沟类型照片

11

工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像

12

工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像

（七）工程电子档案的编制

1、基建档案文件与图纸采用彩色扫描，分辨率设定为 300dpi。

2、扫描的图纸，原始图片，保存时应以无压缩的最高品质保存。

3、扫描图片的格式为：JPG格式。

4、300dpi的JPG格式的图片批处理成300dpi的黑白TIFF格式的图片。

5、网上发布采用加水印的300dpi的黑白TIFF格式的图片，水印应加在空白处。

6、图纸的装订：图纸数字化扫描后，不再装订，以档案馆的要求整理。

7、基建综合性文件与基建图纸一起进行数字化扫描、处理，其中综合性文件按现在文书档案的数字化标准处理。

8、最后文件的移交，应交付两套图纸文件，其中一套为：原始的高品质的无压缩的JPG格式的文件；另一套为TIFF格式的加水印的文件。

第四条 组卷方法

（一）卷内文件排列顺序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列(即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

（二）基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。

（三）卷内文件材料，无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、图可以一组有机联系的图纸为一件，以作为单元，在每件文件材料的右上方加盖有单位名称，档号、件号的戳记章，并逐一填写。

（四）填写卷内目录和备考表。

（五）填写保管期限。草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。工程技术人员填写归档说明，交分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

第五条 基建档案的管理和开发利用

（一）由上海市城建档案馆、各区档案馆和校档案馆分级管理。

（二）于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。档案馆定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。

（三）保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。

（四）基建档案主要供本校利用，如外校需查阅，须经档案馆和分管负责人批准方可查阅。

（五）建立多种检索工具和参考资料，编制并公布基建档案目录，积极开发基建档案信息资料，积极为基建工作服务，为保护我校产权和处理基建工作中的各种权益问题提供凭证。

（六）基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还造成基建档案丢失者，除通报全校外，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。

本暂行办法的解释、修改权在基建处。

附件：基建处修缮工程竣工资料归档要求

上海交通大学基建处2014年10月

收集不易，尊重劳动