工程档案如何实现规范化管理体系「如何规范档案管理」

今天带来工程档案如何实现规范化管理体系「如何规范档案管理」，关于工程档案如何实现规范化管理体系「如何规范档案管理」很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！

工程档案管理是建筑企业在工程建设、维护、整理与验收过程中不可或缺的一环。建筑工程企业具有工程量大、材料品种繁多、项目工期长、生产的流动性高等特点，还经常伴有露天和高空作业等特殊情况，受自然气候影响大，采取技术措施多，安全生产要求高，因此，所形成的档案资料数量级大等特定。

建筑工程行业包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、园林工程、环保工程、电力工程、道路工程等细分行业。

一、工程档案管理如何规范化管理

1、建设工程监理文件档案分类

（1）按照规范分类。建设工程项目竣工后监理单位向建设单位移交的监理文件。对其中的文件，分别在地方城建档案馆、建设单位、监理单位三处归档保存，保存期分为永久、长期、短期。

送地方城建档案馆长期保存的监理文件有：监理规划、监理实施细则；监理月报和监理会议纪要中有关质量问题；工程开工/复工审批表、暂停令；不合格项目通知；质量事故报告及处理意见；工程竣工决算审核意见；工程延期报告及审批；合同争议、违约报告及处理意见；合同变更材料、工程竣工总结；质量评价意见报告等。

（2）按照建设工程项目监理部在监理实践中使用的监理文件，进行分类。可以分为：合同文件；勘察、设计文件；监理工作指导文件；施工工作指导文件；资质管理文件；工程进度管理文件；工程质量管理文件；工程造价管理文件；会议纪要；监理报告；监理工作函件；工程验收文件；监理日记；监理工作总结；监理工作记录；建设工程管理往来函件；监理内部文件，共17类。

（3）按监理公司建立的档案分类。公司内部管理文件；项目监理管理文件；政府相关管理文件；招投标、经营管理文件；财务文件；人员管理文件；设备管理文件，共7类。

2、建设工程监理文件档案的归集和整理

建设工程监理文件档案应由总监理工程师负责，安排专人，在施工过程中随时归集，在每阶段监理工作结束后及时整理归档。

3、建设工程监理文件档案的归档程序

建设工程监理文件档案首先由项目监理机构向监理单位移交归档，监理单位再向建设单位移交归档，最后由建设单位向城建档案管理机构移交归档。

会博通全面规划工程档案管理系统和档案管理系统的操作指导，包括档案整理、分类、档案著录、编目、档案数字化整理等核心业务的指导，在建设工程资料编制指导和培训、已建设工程资料编制指导、培训。

一、菲达建筑工程案例

工程案例：菲达建筑应用会博通系统，构建了企业内部的数字化“档案馆”。通过一个系统，全方位管理企业各类文件、档案，至今承载项目已是数千个，各类文件、档案数量超10万。

（1）业务档案：在会博通系统内，菲达建筑的业务模块分为造价咨询、全过程咨询、招投标业务、工程咨询四大板块。

对于业务过程文件，通过会博通“文件管理”模块，管理人员可以根据不同类型的文件性质，自定义新建文件管理分类。录入时，按对应业务模块的录入规则录入即可。这样一来，各业务模块、各项目在实施过程中形成的过程文件都能规范归档，亦可供随时查阅，充分把控了过程文件的完整性。

对于业务成果文件，项目结束后，档案管理人员需对已录入“文件管理”模块内的电子文件，与项目实施中收缴封存的实体文件进行校对。确认无误后，即可使用“归档编辑”功能，将项目相关的所有过程文件、成果文件移动至“档案管理”模块中，实现数字档案和实体档案同步归档。同时，还可记录实体档案的存放地点，便于后续查找原件。

（2）综合档案：除了业务档案、工程档案以外，菲达建筑还应用会博通系统，进行财务档案、人事档案、合同档案、文书档案、图书等综合档案的管理，实现了公司各部门档案的规范存储与有序应用，更好地发挥了档案的效用。

2、 标准化借还流程，赋能业务

通过会博通的借还功能，员工可依权限申请档案、证照、文件等的借还。既可线上申请、线下借阅（纸质版），亦可线上申请、线上借阅（电子版），为业务推进提供便利。

当发起借用后，系统会自动记录借用人姓名、部门、用途、归还时间等信息；到期后，员工还会收到流程或短信提醒，保障档案文件资料的规范化应用。

3、 细粒化权限设置，科学管控

在会博通系统内，菲达建筑可根据需求，为组织或个人设置针对不同模块、类目甚至信息的行为权限。如：为各部门档案管理人员配置管理本部门工程档案的权限、为部门员工配置档案查阅与借还的权限。

同时，还可为系统中的档案、文件乃至每一条信息设置密级，仅拥有对应访问权限的员工才能访问。高度自定义化，科学管控不同人员和部门间的信息安全。