如何选择正确的文档归档解决方案「电脑文件怎么归档整理」

今天带来如何选择正确的文档归档解决方案「电脑文件怎么归档整理」，关于如何选择正确的文档归档解决方案「电脑文件怎么归档整理」很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！

您的企业比以往任何时候都更需要一个安全可靠的地方来存放重要的业务文档。员工信息、财务记录、合同等需要一个有有序安全的存储库，以保护不能丢失、被盗或损坏的信息。

一、安全文档归档的好处
当发票、员工申请、供应商合同、设施文档、销售演示文稿等业务文档被安全归档并有序完整时，您的企业可以保护自己免受诉讼、泄密和丢失，同时实现数字化的关键优势。

好处1、实现无纸化办公
存储在受保护的数字档案中的数字化信息意味着办公室不再有纸张：不再有文件丢失、打印麻烦和文件柜溢出。![在这里插入图片

好处2、简化审计准备
安全存档不仅意味着您知道所有东西在哪里，而且它是有条理的、可查找的和可访问的，可用于审计准备和交付。

好处3、符合合规标准
监管合规标准目的是保护个人和公司。当文件安全有条理时，大大简化和加快了达到合规标准的过程。

好处4、为灾难做准备
自然灾害或恶意攻击可以摧毁毫无准备的企业。安全归档支持您灾难恢复流程，帮助您从不可预见的灾难中恢复过来。

总之：正确的文档归档解决方案有助于保护您的数据、将纸质流程数字化、保持业务连续性、满足合规标准并为审计做好准备。但并非所有文档归档解决方案都是相同的——要真正实现这些好处，您需要一个能够满足某些条件的系统。

二、安全文档归档清单
在评估和选择特定供应商时问自己以下问题。
软件是否：
1、通过唯一的用户名和密码提供用户访问权限？
强大的用户身份验证是保护系统的关键要素。

2、只使用HTTPS传输数据？
在 HTTPS 中，使用 TLS/SSL 加密，这样更安全。

3、提供不同级别的文档访问？
这意味着您可以在个人、组和工作或角色级别上分配访问权限，以实现更好地控制。

4、使用AES 256位加密的安全文件？
此方法符合美国政府用于加密敏感信息的最高安全要求。

5、在组织区域内存储关键业务数据？
许多公司更愿意将文件保存在其操作的范围内，以合法地保护客户信息。

6、对于云解决方案，保证同一法律区域内不同位置的数据冗余？
数据冗余可确保灾难发生时（例如洪水或电力故障）的业务连续性。

7、提供客户和系统数据的分离？
数据分离确保客户信息保持私密。

8、使用技术保护数据和用户登录？
这些技术可针对恶意软件或未经授权的访问等威胁提供安全保护。

9、启用允许您执行保留策略的工作流？
出于法律原因，您需要将文件保存一定年限。例如，在美国，您应该将发票保存至少七年。

10、帮助您达到处理个人数据的合规标准？
公众要求数据隐私，不符合 GDPR 和 HIPAA 等信息处理合规标准的公司有违反数据保护法和高额罚款的风险。

11、通过电子签名证明文件的完整性？
电子签名通过加密技术和数字证书保证文档签名者的真实性和文档的完整性。

12、记录所有文件更改？
更改日志记录可帮助您的公司建立准确和完整的审计跟踪。

13、提供版本管理？
这有助于正确管理当前和过去的文档版本。

14、满足一定的质量软件安全标准和规定？
标准包括 SOC、ISO 27001、ISO 27017 和 ISO 9001。例如，ISO 9001 是一个标准，它告诉您软件和云提供商在生产和制作软件方面具有出色的质量控制等级。

15、提供与CRM或ERP等其他系统的轻松集成？
无缝集成简化了您的整个工作流程。

三、选择安全文档归档软件的底线
安全文档归档解决方案将保护您的数据，确保业务连续性，并帮您快速彻底地准备审计。但是，只有当您投资于符合适当安全性、合规性、功能性和可用性标准的软件时，您才能发挥这种潜力。DocuWare 就是一个例子。和业务连续性的公司提供全面且安全的归档解决方案。

四、DocuWare 是您文档最安全的家
DocuWare 给需要为其最重要的业务信息提供安全可靠的存储库的企业提供完整的文档归档、文档存储和文档搜索。

DocuWare 通过以下方式安全保护我们客户：

格式灵活
存储扫描文档、PDF、电子邮件、Microsoft Office 文件（Word、Excel、PowerPoint 等）、图像等等。

一切加密，一切受保护
所有数据传输均通过HTTPS发送，所有文档均采用AES加密。此外，全面的访问权限系统可防止敏感文档受到不必要的窥视。

备份之上的备份
欧盟和美国专用的 Microsoft Azure 数据中心具有三重数据镜像，以及同一区域的异地冗余。信息永不丢失，灾难恢复计划得到简化。

审计的可追溯性和透明度
记录每个文档捕获、版本和注释以实现完整的可追溯性，并记录每个工作流程步骤以实现流程透明度。审计从未如此快速和完整。

合规和处置的数据控制
精细的访问权限和严格的信息组织加快了对 GDPR、HIPAA 和 Sarbanes-Oxley 等严格合规计划的支持，并简化了敏感文档的保留策略规划。

信息不完整成为过去
自动化、可靠、彻底的索引可确保文档在工作流程中有条理、可查找和可操作。每个文件都是完整的，没有丢失的数据。

五、DocuWare 可以安全归档哪些文档？

1、财会方面
发票
订单
运输收据
提单
预算电子表格

2、人力资源方面
简历
认证和证书
绩效评估
税务文件
费用报告

3、法律方面
合同和模板
运营流程
报告

4、销售方面
产品数据表
营销手册
产品介绍和建议

5、还有很多！

六、为什么企业选择 DocuWare 来存储文档

1、快速、全面的文档搜索——立即检索任何内容

通过其全文内容或索引数据进行搜索，立即查找任何文档。

2、帮助满足监管合规标准——简化合规性

保护、组织和实施直接支持 HIPAA、GDPR、SOC 2 等的流程。

3、与 Microsoft Outlook 的本机集成——安全存档重要电子邮件

直接从 Microsoft Outlook 安全地归档和组织重要的商务电子邮件。

4、与 ERP、CRM 等集成——连接应用程序

从您的 CRM、ERP 和其他应用程序的上下文中访问相关的业务文档。